Есть два способа:
H3 Товарная накладная и товарно-транспортная накладная
Если вы не осуществляете прием с использованием УПД, вам потребуется товарная накладная ТОРГ-12.
Скачать бланк накладной ТОРГ-12
Если же продукцию привозят со склада лица-поставщика на ваш объект, оформляется товарно-транспортная накладная. От товарной она отличается тем, что в ней есть транспортный раздел и нет описания товара.
Скачать бланк товарно-транспортной накладной
Эти документы могут в одно и то же время быть приходным документом для получателя и расходным — для поставщика. Вот почему нужно делать две копии таких документов.
Счет-фактура — важный документ, который нужно оформлять при каждом поступлении товаров на склад. Без этого бланка вы не сможете засчитать НДС и будете переплачивать по налогам государству.
Скачать бланк счета-фактуры
Документ должны оформлять компании, которые платят НДС. Счет-фактура не нужна компаниям на упрощенке. Печать в этом документе не проставляется, достаточно подписи главбуха и гендиректора.
При возврате вы должны запросить у поставщика корректировку счета-фактуры, так как налогом будет облагаться только поставленная часть продукции.
Часто с товаром и этими документами передают счет, в котором есть печать компании и подпись руководства. По действующим нормам это считается основанием для оплаты поставленной продукции. На практике период оплаты регулируется договором, и часто товар поставляется только после его оплаты.
Универсальный передаточный документ (УПД) — альтернатива вариант при оформлении первички. В УПД указываются реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичной учетной документации.
Скачать форму УПД
По сути УПД — сочетание товарной накладной и счета-фактуры. Он может заменять оба этих бланка. Если есть УПД, вам нужна только транспортная накладная — итого два документа.
Организации могут использовать этот акт для расчетов по налогам и как первичную документацию. Также можно использовать документ только как первичную форму — к примеру, для подтверждения расходов.
- с помощью товарно-транспортной накладной и счета-фактуры, если вы используете НДС;
- с помощью универсального передаточного бланка (УПД) или товарно-транспортной документации (ТТН), если поставка предусматривает услуги перевозчики.
H3 Товарная накладная и товарно-транспортная накладная
Если вы не осуществляете прием с использованием УПД, вам потребуется товарная накладная ТОРГ-12.
Скачать бланк накладной ТОРГ-12
Если же продукцию привозят со склада лица-поставщика на ваш объект, оформляется товарно-транспортная накладная. От товарной она отличается тем, что в ней есть транспортный раздел и нет описания товара.
Скачать бланк товарно-транспортной накладной
Эти документы могут в одно и то же время быть приходным документом для получателя и расходным — для поставщика. Вот почему нужно делать две копии таких документов.
Счет-фактура — важный документ, который нужно оформлять при каждом поступлении товаров на склад. Без этого бланка вы не сможете засчитать НДС и будете переплачивать по налогам государству.
Скачать бланк счета-фактуры
Документ должны оформлять компании, которые платят НДС. Счет-фактура не нужна компаниям на упрощенке. Печать в этом документе не проставляется, достаточно подписи главбуха и гендиректора.
При возврате вы должны запросить у поставщика корректировку счета-фактуры, так как налогом будет облагаться только поставленная часть продукции.
Часто с товаром и этими документами передают счет, в котором есть печать компании и подпись руководства. По действующим нормам это считается основанием для оплаты поставленной продукции. На практике период оплаты регулируется договором, и часто товар поставляется только после его оплаты.
Универсальный передаточный документ (УПД) — альтернатива вариант при оформлении первички. В УПД указываются реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичной учетной документации.
Скачать форму УПД
По сути УПД — сочетание товарной накладной и счета-фактуры. Он может заменять оба этих бланка. Если есть УПД, вам нужна только транспортная накладная — итого два документа.
Организации могут использовать этот акт для расчетов по налогам и как первичную документацию. Также можно использовать документ только как первичную форму — к примеру, для подтверждения расходов.
Приемка продукции по количеству и качеству: правила для магазина и склада
Приемка товара в магазине или на складе — насущный вопрос для тех, кто только начинает свой бизнес. Основные правила вы указываете в договоре поставки. Отдельные требования предусмотрены российскими законами.
В статье расскажем об особенностях приемки по качеству и количеству, как приемка оформляется в документах, и что делать при выявлении расхождений.
Для правильного учета и защиты своих прав важно правильно оформить приход товара. Корректно оформленные документы помогут избежать финансовых потерь и при необходимости отстоять свои интересы в суде.
Сформировать и распечатать складские документы легко с МПФИТ. Еще легче заполнить все онлайн — так не придется тратить время на ручное оформление и получится избежать ошибок.
Узнать подробнее
Содержание
В статье расскажем об особенностях приемки по качеству и количеству, как приемка оформляется в документах, и что делать при выявлении расхождений.
Для правильного учета и защиты своих прав важно правильно оформить приход товара. Корректно оформленные документы помогут избежать финансовых потерь и при необходимости отстоять свои интересы в суде.
Сформировать и распечатать складские документы легко с МПФИТ. Еще легче заполнить все онлайн — так не придется тратить время на ручное оформление и получится избежать ошибок.
Узнать подробнее
Содержание
- Правила для поставщиков и заказчиков
- Как документально оформить поступление товара
- Порядок приемки товара по качеству и количеству
- Оборудование и программы для автоматизированного учета
- Сроки приемки
- Как задокументировать расхождения
- Действия при расхождениях
- Возможные ошибки во время поставок
- Частые вопросы
Задача процедуры — обеспечить нужный объем товаров хорошего качества, обнаружить брак, недостаточный объем поставок, излишек до поступления продукции на склад.
Нормы для двух сторон указаны в ст. 513 ГК РФ:
Все это необходимо указать в договоре поставки.
Этот документ регламентирует процедуру приемки. В нем указывается информация о продукции и особенностях ее передачи:
Скачать типовой договор поставки
Все, о чем не будет указано в соглашении, должно соответствовать нормам гражданского законодательства РФ, в том числе указаниям Государственного арбитража СССР П-6 и П-7.
При возникновении спорных вопросов можно ориентироваться на такие акты, как:
На практике прием продукции по нормам Госарбитража № П-6 подходит только для сложных и дорогих товаров — к примеру, техники или автомобилей.
Например, согласно П-6, если не хватает одной единицы продукции, нужно приостановить процесс приемки и связаться с поставщиком. Если тот не явится, оформить акт о недостаче. Если этого не сделать, будет считаться, что покупатель принял продукцию и у него нет претензий. Это не выгодно для поставщика и покупателя, так что лучше заранее разработать собственный порядок приемки и закрепить его в договоре.
Некоторые технические тонкости обязательны для выполнения, независимо от того, есть по ним договоренности или нет. Например:
Все действия по разгрузке и распределению продукции по складам совершает кладовщик. Он же проводит проверку на качество и бракует испорченные товары.
Кладовщик — материально ответственное лицо. Это положение нужно закрепить доверенностью — только при ее наличии лицо может получать товары, расписываться и ставить печать в накладных. В ином случае все документы на поступивший товар должен оформлять руководитель компании.
При отгрузке на территории поставщика — например, на железнодорожной станции или на чужом складе — товар можно получить без печати. Для этого работнику, который получает продукцию, следует предъявить доверенность формы М-2, оформленную на его имя, и паспорт.
Пример доверенности формы М-2
Количество сотрудников склада определяется объемами базы и самих поставок. Бывает, что достаточно одного сотрудника, если организация небольшая.
Приемка проводится по товаросопроводительной документации — это правило нужно соблюдать обязательно.
Нормы для двух сторон указаны в ст. 513 ГК РФ:
Все это необходимо указать в договоре поставки.
Этот документ регламентирует процедуру приемки. В нем указывается информация о продукции и особенностях ее передачи:
- наименование;
- количество;
- характеристики;
- объект поставки — магазин или склад;
- период поставки;
- правомочия и обязанности партнеров;
- порядок, способ и сроки оплаты;
- правила разрешения спорных ситуаций.
- сроки выполнения условий;
- локации выгрузки;
- образец сопроводительной документации (например, счетов-фактур).
Скачать типовой договор поставки
Все, о чем не будет указано в соглашении, должно соответствовать нормам гражданского законодательства РФ, в том числе указаниям Государственного арбитража СССР П-6 и П-7.
При возникновении спорных вопросов можно ориентироваться на такие акты, как:
- постановление Арбитражного суда А40-89393/14, если была отгружена не та продукция, не в том объеме, который был указан в документе;
- постановление № Ф05-12369/15, если поставщик не получил оплату за свой товар.
На практике прием продукции по нормам Госарбитража № П-6 подходит только для сложных и дорогих товаров — к примеру, техники или автомобилей.
Например, согласно П-6, если не хватает одной единицы продукции, нужно приостановить процесс приемки и связаться с поставщиком. Если тот не явится, оформить акт о недостаче. Если этого не сделать, будет считаться, что покупатель принял продукцию и у него нет претензий. Это не выгодно для поставщика и покупателя, так что лучше заранее разработать собственный порядок приемки и закрепить его в договоре.
Некоторые технические тонкости обязательны для выполнения, независимо от того, есть по ним договоренности или нет. Например:
- заключение договора о финансовой ответственности с кладовщиком;
- определение точной массы товара путем взвешивания;
- открытие коробки с целью выборочной проверки;
- отметка о том, что упаковка не была повреждена, отметка о том, что тара не распечатывалась;
- оформление акта при обнаружении несоответствия в накладном документе;
- поставки по определенному графику.
Все действия по разгрузке и распределению продукции по складам совершает кладовщик. Он же проводит проверку на качество и бракует испорченные товары.
Кладовщик — материально ответственное лицо. Это положение нужно закрепить доверенностью — только при ее наличии лицо может получать товары, расписываться и ставить печать в накладных. В ином случае все документы на поступивший товар должен оформлять руководитель компании.
При отгрузке на территории поставщика — например, на железнодорожной станции или на чужом складе — товар можно получить без печати. Для этого работнику, который получает продукцию, следует предъявить доверенность формы М-2, оформленную на его имя, и паспорт.
Пример доверенности формы М-2
Количество сотрудников склада определяется объемами базы и самих поставок. Бывает, что достаточно одного сотрудника, если организация небольшая.
Приемка проводится по товаросопроводительной документации — это правило нужно соблюдать обязательно.
1. Правила для поставщиков и заказчиков
2. Как документально оформить поступление товара
3. Порядок приемки товара по качеству и количеству
Покупатель принимает продукцию по договору поставки, удостоверяется в ее качестве и комплектности, в письменной форме информирует другую сторону об обнаруженных недостатках по поводу качества и количества.
Если коротко, приемка груза для покупателя выглядит следующим образом:
Для поставщика процесс выглядит так:
Перед приемкой:
Эти несложные действия избавят от лишних трудностей и помогут сэкономить время при погрузке и разгрузке.
Отметьте складские ячейки в МПФИТ и всегда точно знайте, где находится та или иная продукция
Программа поможет подобрать подходящие места для новых товаров, поможет распечатать нужную маркировку и сформирует все нужные документы.
–99% ошибок комплектации
–85% расходов на обработку заявок
+300% скорость подбора товаров
+35% оборачиваемость склада
Попробовать
Работник склада демонстрирует, где проводить разгрузку и проводит первичный осмотр груза. Необходимо проверить следующее:
О любых недостатках и повреждениях необходимо как можно скорее проинформировать поставщика.
Ответственное лицо определяет, соответствует ли фактическое число продукции информации в сопроводительных бланках.
Что делает сотрудник:
Важно совпадение названий на упаковке, в сертификатах соответствия и сопроводительных документах. В противном случае предприниматель получит штраф. Например, в случае в мясной продукцией штраф может достигать 20 тыс. рублей.
Отдельные правила предусмотрены для алкоголя — здесь получение пивных и других спиртных напитков нужно подтвердить в системе ЕГАИС.
Автоматизация перевозок и других процессов с МПФИТ
Приемка, подбор, инвентаризация товара через пики с помощью ТСД или штрихсканера. Интеграция с интернет-магазинами и службами доставки. +300% скорость подбора товаров. +35% оборачиваемость склада. Внедрение за 7 дней, поддержка менеджера
Подробнее
Проверка по качеству включает в себя:
Есть два способа проверки: сплошная и выборочная. При сплошной вскрывается абсолютно вся упаковка грузовых мест. При выборочной осматриваются только некоторые грузовые места, указанные в договоре поставки. Если в соглашении нет этого условия, ориентируйтесь на длительность сотрудничества с конкретным поставщиком.
Важно: кладовщик отвечает за сохранность бракованной продукции перед поставщиком.
Если транспортное средство или упаковка были повреждены, можно проводить только сплошную проверку.
У покупателя есть право отказаться от продукции с существенными недочетами. К примеру:
На этой стадии необходимо подписать сопроводительные документы и поставить печать, после чего отдать бланки поставщику или перевозчику.
Процедуру можно считать завершенной, когда стороны подписали акт о приемке или соглашение, по которому у них нет разногласий. Документ должен включать в себя следующее:
При выявлении брака или недостачи нужно составить акт о расхождении, на это у заказчика есть пять дней после доставки. На выявление дефектов, которые невозможно заметить сразу в ходе приемки — 4 месяца.
Далее расскажем, как оформлять документацию при обнаружении расхождений, и приведем соответствующие бланки.
Вам понадобится гидравлическое оборудование для перемещения продукции на склад. Изделия распределяются по зонам для хранения.
На основании накладной составляется приходная накладная для учета товаров. Товарно-транспортная накладная необходима для подтверждения передачи и приема груза между сторонами сделки, списание у поставщика и оприходование у получателя.
Вести учет на складе и оборот документов вручную или в Excel-таблицах не слишком удобно, особенно при широком ассортименте. Стоит автоматизировать процессы, чтобы информация о новой продукции со штрихкодом отражалась в специальной программе для учета товаров.
Нужно купить минимум специального оборудования и подключить его к системе учета. Далее рассмотрим, как это сделать.
Если коротко, приемка груза для покупателя выглядит следующим образом:
- сверка продукции с данными из накладной;
- обнаружение возможных расхождений;
- подпись накладной;
- передача документации в бухгалтерию для дальнейшего учета.
Для поставщика процесс выглядит так:
- отправление продукции с сопроводительными документами;
- проверка прав сотрудника с материальной ответственностью;
- при обнаружении недостатков — прием акта от клиента, замена продукции на качественную.
Перед приемкой:
- удостоверьтесь, что на складских полках достаточно места;
- разделите пространство на зоны маркерами, чтобы не перепутать только что прибывший груз с уже имеющимися товарами;
- составьте инструкцию для работников с указанием правил приемки, распечатайте ее и разместите на видном месте.
Эти несложные действия избавят от лишних трудностей и помогут сэкономить время при погрузке и разгрузке.
Отметьте складские ячейки в МПФИТ и всегда точно знайте, где находится та или иная продукция
Программа поможет подобрать подходящие места для новых товаров, поможет распечатать нужную маркировку и сформирует все нужные документы.
–99% ошибок комплектации
–85% расходов на обработку заявок
+300% скорость подбора товаров
+35% оборачиваемость склада
Попробовать
Работник склада демонстрирует, где проводить разгрузку и проводит первичный осмотр груза. Необходимо проверить следующее:
- транспорт на предмет повреждений;
- температурный режим, другие условия перевозки — особенно это касается замороженных, скоропортящихся изделий, которые могут разморозиться во время перевозки;
- сохранность упаковки, целостность пломб, нанесенной маркировки.
О любых недостатках и повреждениях необходимо как можно скорее проинформировать поставщика.
Ответственное лицо определяет, соответствует ли фактическое число продукции информации в сопроводительных бланках.
Что делает сотрудник:
- Осмотр тары, упаковки, пересчет продукции. Если товар поставляется по весу в килограммах — взвешивание.
- Сверка маркировки из накладных бланков с фактическими обозначениями.
- Проверка других сведений в официальных бумагах — например, реквизитов, стоимости, названия. О любых расхождениях поставщик должен быть как можно скорее проинформирован.
Важно совпадение названий на упаковке, в сертификатах соответствия и сопроводительных документах. В противном случае предприниматель получит штраф. Например, в случае в мясной продукцией штраф может достигать 20 тыс. рублей.
Отдельные правила предусмотрены для алкоголя — здесь получение пивных и других спиртных напитков нужно подтвердить в системе ЕГАИС.
- Нанесение печати компании и подпись, если все в порядке и товарная накладная заполнена правильно. Если обнаружена недостача, приемка приостанавливается, товар пересчитывают повторно и после этого составляют протокол недостачи.
Автоматизация перевозок и других процессов с МПФИТ
Приемка, подбор, инвентаризация товара через пики с помощью ТСД или штрихсканера. Интеграция с интернет-магазинами и службами доставки. +300% скорость подбора товаров. +35% оборачиваемость склада. Внедрение за 7 дней, поддержка менеджера
Подробнее
Проверка по качеству включает в себя:
- сравнение с данными технического паспорта, сертификатами, накладной и счетом-фактурой;
- осмотр внешнего вида продукции, изучение консистенции и основной комплектации;
- оценка запаха скоропортящихся изделий.
Есть два способа проверки: сплошная и выборочная. При сплошной вскрывается абсолютно вся упаковка грузовых мест. При выборочной осматриваются только некоторые грузовые места, указанные в договоре поставки. Если в соглашении нет этого условия, ориентируйтесь на длительность сотрудничества с конкретным поставщиком.
Важно: кладовщик отвечает за сохранность бракованной продукции перед поставщиком.
Если транспортное средство или упаковка были повреждены, можно проводить только сплошную проверку.
У покупателя есть право отказаться от продукции с существенными недочетами. К примеру:
- испорченная продукция с порезами, вмятинами, царапинами (по ст. 478, 518 ГК РФ);
- просроченная продукция и изделия, срок годности которых отличается от того, что указан в соглашении;
- без обязательных документов — инструкций, сертификатов, технического паспорта (по ст. 464 ГК РФ);
- без этикеток на русском языке — для импортной продукции, в соответствии с законодательством о защите прав потребителя.
На этой стадии необходимо подписать сопроводительные документы и поставить печать, после чего отдать бланки поставщику или перевозчику.
Процедуру можно считать завершенной, когда стороны подписали акт о приемке или соглашение, по которому у них нет разногласий. Документ должен включать в себя следующее:
- день и место оформления;
- номер регистрации;
- название товаров, комплектация, количество и стоимость;
- информация об участниках сделки — заказчике и поставщике;
- информация об ответственных сотрудниках с каждой стороны;
- факт оформления сделки и отсутствия противоречий;
- печать и подпись.
При выявлении брака или недостачи нужно составить акт о расхождении, на это у заказчика есть пять дней после доставки. На выявление дефектов, которые невозможно заметить сразу в ходе приемки — 4 месяца.
Далее расскажем, как оформлять документацию при обнаружении расхождений, и приведем соответствующие бланки.
Вам понадобится гидравлическое оборудование для перемещения продукции на склад. Изделия распределяются по зонам для хранения.
На основании накладной составляется приходная накладная для учета товаров. Товарно-транспортная накладная необходима для подтверждения передачи и приема груза между сторонами сделки, списание у поставщика и оприходование у получателя.
Вести учет на складе и оборот документов вручную или в Excel-таблицах не слишком удобно, особенно при широком ассортименте. Стоит автоматизировать процессы, чтобы информация о новой продукции со штрихкодом отражалась в специальной программе для учета товаров.
Нужно купить минимум специального оборудования и подключить его к системе учета. Далее рассмотрим, как это сделать.
4. Оборудование и программы для автоматизированного учета
В зависимости от ситуации можно сделать следующее:
Любое решение должно быть согласовано со стороной-поставщиком. Лучше детально указать условия в договоре.
Любое решение должно быть согласовано со стороной-поставщиком. Лучше детально указать условия в договоре.
5. Сроки приемки
6. Как задокументировать расхождения
Договор поставки
7. Действия при расхождениях
После оформления приказа результаты указываются в ведомости формы ИНВ-19. Документ оформляют в бухгалтерии в двух экземплярах. Один бланк остается в бухгалтерском отделе, второй — у сотрудника с материальной ответственностью.
Далее информация переносится в ведомость по форме ИНВ-26. В ней указывается, как будут устраняться расхождения — с помощью зачета, списания или компенсации за счет виновников
Далее информация переносится в ведомость по форме ИНВ-26. В ней указывается, как будут устраняться расхождения — с помощью зачета, списания или компенсации за счет виновников
9. Специфика сличительных ведомостей
Для приема продукции на складе потребуется:
В качестве программы для учета товаров идеально подойдет МПФИТ
Система облегчит не только приемку товаров, но и поможет автоматизировать все процессы, от подбора товаров до инвентаризации.
- Терминал для сбора информации — это портативная техника со сканером штрих-кодов. Устройство обрабатывает и передает информацию о продукции в базу данных.
- Сканер для считывания штрих-кодов с упаковки и передачи их в кассу, на компьютер или POS-терминал.
- Принтер, который печатает этикетки, подходит для быстрой маркировки продукции. С его помощью можно нанести на этикетку любые данные о товаре: название, состав, артикул или стоимость
- Система для учета товаров.
В качестве программы для учета товаров идеально подойдет МПФИТ
Система облегчит не только приемку товаров, но и поможет автоматизировать все процессы, от подбора товаров до инвентаризации.
- Единый сток для всех маркетплейсов
- Адресное хранение с учетом стоимости
- Контроль остатков и управление запасами
- Настройка уведомлений в почту и Телеграм
Законодательные нормы
Кто имеет право принимать товар
Счет-фактура
УПД
Как подготовить склад к приемке
Проверка количества
Специфика первичного осмотра
Проверка по качеству и комплектации
Оформление соглашения или акта о расхождениях
Перевозка на склад
Оформление приходной накладной и внесение приема товаров в базу данных
Сроки нужно указать в договоре поставки, в ином случае будут действовать правила из инструкций П-7 и П-6. Они отличаются в зависимости от условий приемки — например, при самовывозе, доставке железнодорожным транспортом, перевозке скоропортящихся товаров и т.д.
Покупатель должен принять продукцию:
Скоропортящиеся изделия принимаются в течение суток, а при приеме продукции от партнера из того же города — в десятидневный срок.
Если изделия доставляются из другого региона, срок увеличивается до 20-ти дней для стандартной продукции с длительным сроком годности.
Для регионов со сложными климатическими условиями, к примеру, на Крайнем Севере, сроки увеличиваются. Для приема пищевой продукции они составляют 40 дней, для галантереи, хозяйственных изделий достигают двух месяцев.
Покупатель должен принять продукцию:
- в открытой таре, таре с повреждениями или без упаковки — сразу при получении;
- по показателю брутто или числу мест — во время получения;
- по показателю нетто или числу единиц в одном месте — в десятидневный срок;
- по предыдущим параметрам в отношении скоропортящихся изделий — в течение суток.
Скоропортящиеся изделия принимаются в течение суток, а при приеме продукции от партнера из того же города — в десятидневный срок.
Если изделия доставляются из другого региона, срок увеличивается до 20-ти дней для стандартной продукции с длительным сроком годности.
Для регионов со сложными климатическими условиями, к примеру, на Крайнем Севере, сроки увеличиваются. Для приема пищевой продукции они составляют 40 дней, для галантереи, хозяйственных изделий достигают двух месяцев.
В зависимости от количества
По качеству и комплектации
Причины появления количественного несоответствия могут быть разные — например, ошибки поставщиков, нарушения условий перевозки.
Чаще всего выделяют следующие расхождения:
Обязательно проинформируйте поставщика и задокументируйте факт несоответствия. Для этого составляется акт и претензия.
Акт можно оформить в произвольном виде, но проще использовать универсальный бланк ТОРГ-2 для российской продукции и ТОРГ-3 — для иностранной.
Бланк оформляет сотрудник с материальной ответственностью, представитель поставщика должен присутствовать при заполнении. С согласия представителя допускается заполнить бланк без его присутствия.
В документе в свободном виде указывается, какой объем товара был заказан, и какой объем вы фактически получили.
В тексте должна быть и другая информация:
Акт и претензия передаются по юридическому адресу компании-поставщика или по системе электронного документооборота.
В соответствии со статьей 521 ГК, также можно добавить расчет неустойки.
Если продукция была доставлена, в накладной вычеркиваются пункты, продукции по которым нет. Каждое вычеркивание подтверждается подписью лица, принимающего товар на складе или в торговой точке. Не забудьте внести изменения в счет-фактуру.
Чаще всего выделяют следующие расхождения:
- Недостача — по документам количество продукции больше, чем на самом деле;
- Недопоставка — реальное количество единиц соответствует бланкам, однако по договору о поставке должно было прийти больше товаров;
- Излишек — продукции больше, чем по договору;
- Пересортица — продукции одной категории недостаточно, а изделий другого вида — больше, чем нужно.
Обязательно проинформируйте поставщика и задокументируйте факт несоответствия. Для этого составляется акт и претензия.
Акт можно оформить в произвольном виде, но проще использовать универсальный бланк ТОРГ-2 для российской продукции и ТОРГ-3 — для иностранной.
Бланк оформляет сотрудник с материальной ответственностью, представитель поставщика должен присутствовать при заполнении. С согласия представителя допускается заполнить бланк без его присутствия.
В документе в свободном виде указывается, какой объем товара был заказан, и какой объем вы фактически получили.
В тексте должна быть и другая информация:
- день поставки;
- сведения о договоре;
- реквизиты документации, которая сопровождает товары;
- суть допущенных нарушений;
- требования стороны (заменить продукцию, прислать недостающие изделия, вернуть денежные средства).
Акт и претензия передаются по юридическому адресу компании-поставщика или по системе электронного документооборота.
В соответствии со статьей 521 ГК, также можно добавить расчет неустойки.
Если продукция была доставлена, в накладной вычеркиваются пункты, продукции по которым нет. Каждое вычеркивание подтверждается подписью лица, принимающего товар на складе или в торговой точке. Не забудьте внести изменения в счет-фактуру.
Акта о расхождениях
Претензионное письмо
Корректировки в накладной
8. Возможные ошибки во время поставок
Все ошибки происходят из-за того, что поставщик нарушает договорные условия. Это можно исправить с помощью действий из таблицы выше.
В отдельных ситуациях устранить недочеты не получится — тогда у покупателя появляется право расторгнуть соглашение. По гражданскому законодательству одностороннее расторжение возможно, если другая сторона существенно нарушает пункты договора.
Нарушение будет существенным в таких случаях, как:
Это возможно, если условия нарушались не единожды, в том числе некачественная продукция привозилась не один раз. Одностороннее прекращение договора возможно и поставщиком, если покупатель нарушил сроки внесения платежа. Ситуации подробно расписаны в ст. 95 ФЗ №44.
Для этого важно заранее предусмотреть в договоре пункт об ответственности сторон. Если обязательства не указаны в документе, руководствуйтесь нормами Гражданским кодексом — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.
Последовательность действий (при нарушениях договора поставщика):
В отдельных ситуациях устранить недочеты не получится — тогда у покупателя появляется право расторгнуть соглашение. По гражданскому законодательству одностороннее расторжение возможно, если другая сторона существенно нарушает пункты договора.
Нарушение будет существенным в таких случаях, как:
- дефекты нельзя устранить в срок, приемлемый для клиента;
- поставщик неоднократно нарушал сроки.
- он не один раз нарушил сроки перевода оплаты;
- невыборка продукции происходила неоднократно.
Это возможно, если условия нарушались не единожды, в том числе некачественная продукция привозилась не один раз. Одностороннее прекращение договора возможно и поставщиком, если покупатель нарушил сроки внесения платежа. Ситуации подробно расписаны в ст. 95 ФЗ №44.
Для этого важно заранее предусмотреть в договоре пункт об ответственности сторон. Если обязательства не указаны в документе, руководствуйтесь нормами Гражданским кодексом — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.
Последовательность действий (при нарушениях договора поставщика):
- В течение 3 дней с даты решения о расторжении покупатель отправляет заказное письмо поставщику с указанием причин отказа от выполнения условий контракта.
- В течение 10 дней поставщик должен исправить недочеты.
- Если недочеты получается исправить в срок, то покупатель обязан отменить свое решение — через 10 дней оно вступит в силу.
Расторжение договора в одностороннем виде
9. Частые вопросы
Ответим на частые вопросы, которые возникают при такой процедуре.
Потребуется доверенность о материальной ответственности, подтверждающая право на получение продукции.
Кроме основных требований, при работе с грибами, молочной продукции, мясом и другими подобными товарами нужно соблюдать определенные правила:
Весовые изделия должны содержать маркировку с указанием массы. За недостаточный вес финансовая ответственность накладывается на поставщика. При подозрении в хищении сотрудник должен тщательно осмотреть упаковку. Если она повреждена, изделие нужно взвесить без вскрытия упаковки.
Продукция с ограниченным сроком годности или гарантией возвращается второй стороне в определенный период. Если сроки не указаны, вернуть изделие можно в течение 2 лет со времени поставки. Для этого оформляется накладная ТОРГ-12, в ней делается отметка о возврате некачественной продукции. В ответ сторона-поставщик вносит изменения в счет-фактуру.
Для этого сначала нужно получить электронную подпись.
Работник склада оформляет заявление о лишней продукции и передает его главбуху для внесения корректировок в отчетные документы. Принять излишки может только руководство.
Для этого оформляется накладная ТОРГ-12. Желательно закрепить согласие поставщика на возврат в письменной форме — например, оформить дополнительное соглашение. В документе указывается количество и цена возвращаемой продукции, а также причина возврата.
В этом случае у вас есть право не принимать изделия. Для этого оформите соответствующий акт и претензию.
Устные договоренности несут в себе большие риски. У поставщика могут возникнуть неприятности, если покупатель не подписал накладную. У покупателя возникают риски, если документ был подписан на все количество, а товар пришел не полностью.
При нарушении обязательств партнер может пообещать привезти другой товар, вернуть деньги, но не сделать этого. В свою очередь клиент пропустит сроки для предъявления претензии.
Потребуется доверенность о материальной ответственности, подтверждающая право на получение продукции.
Кроме основных требований, при работе с грибами, молочной продукции, мясом и другими подобными товарами нужно соблюдать определенные правила:
- учитывать сроки хранения;
- определять добротность изделий;
- соблюдать нормы перевозки, хранения.
Весовые изделия должны содержать маркировку с указанием массы. За недостаточный вес финансовая ответственность накладывается на поставщика. При подозрении в хищении сотрудник должен тщательно осмотреть упаковку. Если она повреждена, изделие нужно взвесить без вскрытия упаковки.
Продукция с ограниченным сроком годности или гарантией возвращается второй стороне в определенный период. Если сроки не указаны, вернуть изделие можно в течение 2 лет со времени поставки. Для этого оформляется накладная ТОРГ-12, в ней делается отметка о возврате некачественной продукции. В ответ сторона-поставщик вносит изменения в счет-фактуру.
Для этого сначала нужно получить электронную подпись.
Работник склада оформляет заявление о лишней продукции и передает его главбуху для внесения корректировок в отчетные документы. Принять излишки может только руководство.
Для этого оформляется накладная ТОРГ-12. Желательно закрепить согласие поставщика на возврат в письменной форме — например, оформить дополнительное соглашение. В документе указывается количество и цена возвращаемой продукции, а также причина возврата.
В этом случае у вас есть право не принимать изделия. Для этого оформите соответствующий акт и претензию.
Устные договоренности несут в себе большие риски. У поставщика могут возникнуть неприятности, если покупатель не подписал накладную. У покупателя возникают риски, если документ был подписан на все количество, а товар пришел не полностью.
При нарушении обязательств партнер может пообещать привезти другой товар, вернуть деньги, но не сделать этого. В свою очередь клиент пропустит сроки для предъявления претензии.
Какой документ нужно представить сотрудникам поставщика в ходе приемки?
Какая специфика у приема продовольственной продукции?
Как вернуть продукцию с ненадлежащим качеством?
Что делать при выявлении недовеса?
Что делать, если брак обнаружен уже во время реализации?
Как подписать накладные документы в электронном формате?
Как поступать с излишками?
Что делать, если была доставлена не та продукция?
Почему важно правильно вести документацию в ходе приемки?
Есть два способа:
H3 Товарная накладная и товарно-транспортная накладная
Если вы не осуществляете прием с использованием УПД, вам потребуется товарная накладная ТОРГ-12.
Скачать бланк накладной ТОРГ-12
Если же продукцию привозят со склада лица-поставщика на ваш объект, оформляется товарно-транспортная накладная. От товарной она отличается тем, что в ней есть транспортный раздел и нет описания товара.
Скачать бланк товарно-транспортной накладной
Эти документы могут в одно и то же время быть приходным документом для получателя и расходным — для поставщика. Вот почему нужно делать две копии таких документов.
Счет-фактура — важный документ, который нужно оформлять при каждом поступлении товаров на склад. Без этого бланка вы не сможете засчитать НДС и будете переплачивать по налогам государству.
Скачать бланк счета-фактуры
Документ должны оформлять компании, которые платят НДС. Счет-фактура не нужна компаниям на упрощенке. Печать в этом документе не проставляется, достаточно подписи главбуха и гендиректора.
При возврате вы должны запросить у поставщика корректировку счета-фактуры, так как налогом будет облагаться только поставленная часть продукции.
Часто с товаром и этими документами передают счет, в котором есть печать компании и подпись руководства. По действующим нормам это считается основанием для оплаты поставленной продукции. На практике период оплаты регулируется договором, и часто товар поставляется только после его оплаты.
Универсальный передаточный документ (УПД) — альтернатива вариант при оформлении первички. В УПД указываются реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичной учетной документации.
Скачать форму УПД
По сути УПД — сочетание товарной накладной и счета-фактуры. Он может заменять оба этих бланка. Если есть УПД, вам нужна только транспортная накладная — итого два документа.
Организации могут использовать этот акт для расчетов по налогам и как первичную документацию. Также можно использовать документ только как первичную форму — к примеру, для подтверждения расходов.
- с помощью товарно-транспортной накладной и счета-фактуры, если вы используете НДС;
- с помощью универсального передаточного бланка (УПД) или товарно-транспортной документации (ТТН), если поставка предусматривает услуги перевозчики.
H3 Товарная накладная и товарно-транспортная накладная
Если вы не осуществляете прием с использованием УПД, вам потребуется товарная накладная ТОРГ-12.
Скачать бланк накладной ТОРГ-12
Если же продукцию привозят со склада лица-поставщика на ваш объект, оформляется товарно-транспортная накладная. От товарной она отличается тем, что в ней есть транспортный раздел и нет описания товара.
Скачать бланк товарно-транспортной накладной
Эти документы могут в одно и то же время быть приходным документом для получателя и расходным — для поставщика. Вот почему нужно делать две копии таких документов.
Счет-фактура — важный документ, который нужно оформлять при каждом поступлении товаров на склад. Без этого бланка вы не сможете засчитать НДС и будете переплачивать по налогам государству.
Скачать бланк счета-фактуры
Документ должны оформлять компании, которые платят НДС. Счет-фактура не нужна компаниям на упрощенке. Печать в этом документе не проставляется, достаточно подписи главбуха и гендиректора.
При возврате вы должны запросить у поставщика корректировку счета-фактуры, так как налогом будет облагаться только поставленная часть продукции.
Часто с товаром и этими документами передают счет, в котором есть печать компании и подпись руководства. По действующим нормам это считается основанием для оплаты поставленной продукции. На практике период оплаты регулируется договором, и часто товар поставляется только после его оплаты.
Универсальный передаточный документ (УПД) — альтернатива вариант при оформлении первички. В УПД указываются реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичной учетной документации.
Скачать форму УПД
По сути УПД — сочетание товарной накладной и счета-фактуры. Он может заменять оба этих бланка. Если есть УПД, вам нужна только транспортная накладная — итого два документа.
Организации могут использовать этот акт для расчетов по налогам и как первичную документацию. Также можно использовать документ только как первичную форму — к примеру, для подтверждения расходов.
Приемка продукции по количеству и качеству: правила для магазина и склада
Приемка товара в магазине или на складе — насущный вопрос для тех, кто только начинает свой бизнес. Основные правила вы указываете в договоре поставки. Отдельные требования предусмотрены российскими законами.
В статье расскажем об особенностях приемки по качеству и количеству, как приемка оформляется в документах, и что делать при выявлении расхождений.
Для правильного учета и защиты своих прав важно правильно оформить приход товара. Корректно оформленные документы помогут избежать финансовых потерь и при необходимости отстоять свои интересы в суде.
Сформировать и распечатать складские документы легко с МПФИТ. Еще легче заполнить все онлайн — так не придется тратить время на ручное оформление и получится избежать ошибок.
Узнать подробнее
Содержание
В статье расскажем об особенностях приемки по качеству и количеству, как приемка оформляется в документах, и что делать при выявлении расхождений.
Для правильного учета и защиты своих прав важно правильно оформить приход товара. Корректно оформленные документы помогут избежать финансовых потерь и при необходимости отстоять свои интересы в суде.
Сформировать и распечатать складские документы легко с МПФИТ. Еще легче заполнить все онлайн — так не придется тратить время на ручное оформление и получится избежать ошибок.
Узнать подробнее
Содержание
- Правила для поставщиков и заказчиков
- Как документально оформить поступление товара
- Порядок приемки товара по качеству и количеству
- Оборудование и программы для автоматизированного учета
- Сроки приемки
- Как задокументировать расхождения
- Действия при расхождениях
- Возможные ошибки во время поставок
- Частые вопросы
Задача процедуры — обеспечить нужный объем товаров хорошего качества, обнаружить брак, недостаточный объем поставок, излишек до поступления продукции на склад.
Нормы для двух сторон указаны в ст. 513 ГК РФ:
Все это необходимо указать в договоре поставки.
Этот документ регламентирует процедуру приемки. В нем указывается информация о продукции и особенностях ее передачи:
Скачать типовой договор поставки
Все, о чем не будет указано в соглашении, должно соответствовать нормам гражданского законодательства РФ, в том числе указаниям Государственного арбитража СССР П-6 и П-7.
При возникновении спорных вопросов можно ориентироваться на такие акты, как:
На практике прием продукции по нормам Госарбитража № П-6 подходит только для сложных и дорогих товаров — к примеру, техники или автомобилей.
Например, согласно П-6, если не хватает одной единицы продукции, нужно приостановить процесс приемки и связаться с поставщиком. Если тот не явится, оформить акт о недостаче. Если этого не сделать, будет считаться, что покупатель принял продукцию и у него нет претензий. Это не выгодно для поставщика и покупателя, так что лучше заранее разработать собственный порядок приемки и закрепить его в договоре.
Некоторые технические тонкости обязательны для выполнения, независимо от того, есть по ним договоренности или нет. Например:
Все действия по разгрузке и распределению продукции по складам совершает кладовщик. Он же проводит проверку на качество и бракует испорченные товары.
Кладовщик — материально ответственное лицо. Это положение нужно закрепить доверенностью — только при ее наличии лицо может получать товары, расписываться и ставить печать в накладных. В ином случае все документы на поступивший товар должен оформлять руководитель компании.
При отгрузке на территории поставщика — например, на железнодорожной станции или на чужом складе — товар можно получить без печати. Для этого работнику, который получает продукцию, следует предъявить доверенность формы М-2, оформленную на его имя, и паспорт.
Пример доверенности формы М-2
Количество сотрудников склада определяется объемами базы и самих поставок. Бывает, что достаточно одного сотрудника, если организация небольшая.
Приемка проводится по товаросопроводительной документации — это правило нужно соблюдать обязательно.
Нормы для двух сторон указаны в ст. 513 ГК РФ:
Все это необходимо указать в договоре поставки.
Этот документ регламентирует процедуру приемки. В нем указывается информация о продукции и особенностях ее передачи:
- наименование;
- количество;
- характеристики;
- объект поставки — магазин или склад;
- период поставки;
- правомочия и обязанности партнеров;
- порядок, способ и сроки оплаты;
- правила разрешения спорных ситуаций.
- сроки выполнения условий;
- локации выгрузки;
- образец сопроводительной документации (например, счетов-фактур).
Скачать типовой договор поставки
Все, о чем не будет указано в соглашении, должно соответствовать нормам гражданского законодательства РФ, в том числе указаниям Государственного арбитража СССР П-6 и П-7.
При возникновении спорных вопросов можно ориентироваться на такие акты, как:
- постановление Арбитражного суда А40-89393/14, если была отгружена не та продукция, не в том объеме, который был указан в документе;
- постановление № Ф05-12369/15, если поставщик не получил оплату за свой товар.
На практике прием продукции по нормам Госарбитража № П-6 подходит только для сложных и дорогих товаров — к примеру, техники или автомобилей.
Например, согласно П-6, если не хватает одной единицы продукции, нужно приостановить процесс приемки и связаться с поставщиком. Если тот не явится, оформить акт о недостаче. Если этого не сделать, будет считаться, что покупатель принял продукцию и у него нет претензий. Это не выгодно для поставщика и покупателя, так что лучше заранее разработать собственный порядок приемки и закрепить его в договоре.
Некоторые технические тонкости обязательны для выполнения, независимо от того, есть по ним договоренности или нет. Например:
- заключение договора о финансовой ответственности с кладовщиком;
- определение точной массы товара путем взвешивания;
- открытие коробки с целью выборочной проверки;
- отметка о том, что упаковка не была повреждена, отметка о том, что тара не распечатывалась;
- оформление акта при обнаружении несоответствия в накладном документе;
- поставки по определенному графику.
Все действия по разгрузке и распределению продукции по складам совершает кладовщик. Он же проводит проверку на качество и бракует испорченные товары.
Кладовщик — материально ответственное лицо. Это положение нужно закрепить доверенностью — только при ее наличии лицо может получать товары, расписываться и ставить печать в накладных. В ином случае все документы на поступивший товар должен оформлять руководитель компании.
При отгрузке на территории поставщика — например, на железнодорожной станции или на чужом складе — товар можно получить без печати. Для этого работнику, который получает продукцию, следует предъявить доверенность формы М-2, оформленную на его имя, и паспорт.
Пример доверенности формы М-2
Количество сотрудников склада определяется объемами базы и самих поставок. Бывает, что достаточно одного сотрудника, если организация небольшая.
Приемка проводится по товаросопроводительной документации — это правило нужно соблюдать обязательно.
1. Правила для поставщиков и заказчиков
2. Как документально оформить поступление товара
3. Порядок приемки товара по качеству и количеству
Покупатель принимает продукцию по договору поставки, удостоверяется в ее качестве и комплектности, в письменной форме информирует другую сторону об обнаруженных недостатках по поводу качества и количества.
Если коротко, приемка груза для покупателя выглядит следующим образом:
Для поставщика процесс выглядит так:
Перед приемкой:
Эти несложные действия избавят от лишних трудностей и помогут сэкономить время при погрузке и разгрузке.
Отметьте складские ячейки в МПФИТ и всегда точно знайте, где находится та или иная продукция
Программа поможет подобрать подходящие места для новых товаров, поможет распечатать нужную маркировку и сформирует все нужные документы.
–99% ошибок комплектации
–85% расходов на обработку заявок
+300% скорость подбора товаров
+35% оборачиваемость склада
Попробовать
Работник склада демонстрирует, где проводить разгрузку и проводит первичный осмотр груза. Необходимо проверить следующее:
О любых недостатках и повреждениях необходимо как можно скорее проинформировать поставщика.
Ответственное лицо определяет, соответствует ли фактическое число продукции информации в сопроводительных бланках.
Что делает сотрудник:
Важно совпадение названий на упаковке, в сертификатах соответствия и сопроводительных документах. В противном случае предприниматель получит штраф. Например, в случае в мясной продукцией штраф может достигать 20 тыс. рублей.
Отдельные правила предусмотрены для алкоголя — здесь получение пивных и других спиртных напитков нужно подтвердить в системе ЕГАИС.
Автоматизация перевозок и других процессов с МПФИТ
Приемка, подбор, инвентаризация товара через пики с помощью ТСД или штрихсканера. Интеграция с интернет-магазинами и службами доставки. +300% скорость подбора товаров. +35% оборачиваемость склада. Внедрение за 7 дней, поддержка менеджера
Подробнее
Проверка по качеству включает в себя:
Есть два способа проверки: сплошная и выборочная. При сплошной вскрывается абсолютно вся упаковка грузовых мест. При выборочной осматриваются только некоторые грузовые места, указанные в договоре поставки. Если в соглашении нет этого условия, ориентируйтесь на длительность сотрудничества с конкретным поставщиком.
Важно: кладовщик отвечает за сохранность бракованной продукции перед поставщиком.
Если транспортное средство или упаковка были повреждены, можно проводить только сплошную проверку.
У покупателя есть право отказаться от продукции с существенными недочетами. К примеру:
На этой стадии необходимо подписать сопроводительные документы и поставить печать, после чего отдать бланки поставщику или перевозчику.
Процедуру можно считать завершенной, когда стороны подписали акт о приемке или соглашение, по которому у них нет разногласий. Документ должен включать в себя следующее:
При выявлении брака или недостачи нужно составить акт о расхождении, на это у заказчика есть пять дней после доставки. На выявление дефектов, которые невозможно заметить сразу в ходе приемки — 4 месяца.
Далее расскажем, как оформлять документацию при обнаружении расхождений, и приведем соответствующие бланки.
Вам понадобится гидравлическое оборудование для перемещения продукции на склад. Изделия распределяются по зонам для хранения.
На основании накладной составляется приходная накладная для учета товаров. Товарно-транспортная накладная необходима для подтверждения передачи и приема груза между сторонами сделки, списание у поставщика и оприходование у получателя.
Вести учет на складе и оборот документов вручную или в Excel-таблицах не слишком удобно, особенно при широком ассортименте. Стоит автоматизировать процессы, чтобы информация о новой продукции со штрихкодом отражалась в специальной программе для учета товаров.
Нужно купить минимум специального оборудования и подключить его к системе учета. Далее рассмотрим, как это сделать.
Если коротко, приемка груза для покупателя выглядит следующим образом:
- сверка продукции с данными из накладной;
- обнаружение возможных расхождений;
- подпись накладной;
- передача документации в бухгалтерию для дальнейшего учета.
Для поставщика процесс выглядит так:
- отправление продукции с сопроводительными документами;
- проверка прав сотрудника с материальной ответственностью;
- при обнаружении недостатков — прием акта от клиента, замена продукции на качественную.
Перед приемкой:
- удостоверьтесь, что на складских полках достаточно места;
- разделите пространство на зоны маркерами, чтобы не перепутать только что прибывший груз с уже имеющимися товарами;
- составьте инструкцию для работников с указанием правил приемки, распечатайте ее и разместите на видном месте.
Эти несложные действия избавят от лишних трудностей и помогут сэкономить время при погрузке и разгрузке.
Отметьте складские ячейки в МПФИТ и всегда точно знайте, где находится та или иная продукция
Программа поможет подобрать подходящие места для новых товаров, поможет распечатать нужную маркировку и сформирует все нужные документы.
–99% ошибок комплектации
–85% расходов на обработку заявок
+300% скорость подбора товаров
+35% оборачиваемость склада
Попробовать
Работник склада демонстрирует, где проводить разгрузку и проводит первичный осмотр груза. Необходимо проверить следующее:
- транспорт на предмет повреждений;
- температурный режим, другие условия перевозки — особенно это касается замороженных, скоропортящихся изделий, которые могут разморозиться во время перевозки;
- сохранность упаковки, целостность пломб, нанесенной маркировки.
О любых недостатках и повреждениях необходимо как можно скорее проинформировать поставщика.
Ответственное лицо определяет, соответствует ли фактическое число продукции информации в сопроводительных бланках.
Что делает сотрудник:
- Осмотр тары, упаковки, пересчет продукции. Если товар поставляется по весу в килограммах — взвешивание.
- Сверка маркировки из накладных бланков с фактическими обозначениями.
- Проверка других сведений в официальных бумагах — например, реквизитов, стоимости, названия. О любых расхождениях поставщик должен быть как можно скорее проинформирован.
Важно совпадение названий на упаковке, в сертификатах соответствия и сопроводительных документах. В противном случае предприниматель получит штраф. Например, в случае в мясной продукцией штраф может достигать 20 тыс. рублей.
Отдельные правила предусмотрены для алкоголя — здесь получение пивных и других спиртных напитков нужно подтвердить в системе ЕГАИС.
- Нанесение печати компании и подпись, если все в порядке и товарная накладная заполнена правильно. Если обнаружена недостача, приемка приостанавливается, товар пересчитывают повторно и после этого составляют протокол недостачи.
- Для последующей проверки потребуется техника для погрузки и разгрузки, чтобы перевезти товар в нужное место и вскрыть упаковку.
Автоматизация перевозок и других процессов с МПФИТ
Приемка, подбор, инвентаризация товара через пики с помощью ТСД или штрихсканера. Интеграция с интернет-магазинами и службами доставки. +300% скорость подбора товаров. +35% оборачиваемость склада. Внедрение за 7 дней, поддержка менеджера
Подробнее
Проверка по качеству включает в себя:
- сравнение с данными технического паспорта, сертификатами, накладной и счетом-фактурой;
- осмотр внешнего вида продукции, изучение консистенции и основной комплектации;
- оценка запаха скоропортящихся изделий.
Есть два способа проверки: сплошная и выборочная. При сплошной вскрывается абсолютно вся упаковка грузовых мест. При выборочной осматриваются только некоторые грузовые места, указанные в договоре поставки. Если в соглашении нет этого условия, ориентируйтесь на длительность сотрудничества с конкретным поставщиком.
Важно: кладовщик отвечает за сохранность бракованной продукции перед поставщиком.
Если транспортное средство или упаковка были повреждены, можно проводить только сплошную проверку.
У покупателя есть право отказаться от продукции с существенными недочетами. К примеру:
- испорченная продукция с порезами, вмятинами, царапинами (по ст. 478, 518 ГК РФ);
- просроченная продукция и изделия, срок годности которых отличается от того, что указан в соглашении;
- без обязательных документов — инструкций, сертификатов, технического паспорта (по ст. 464 ГК РФ);
- без этикеток на русском языке — для импортной продукции, в соответствии с законодательством о защите прав потребителя.
На этой стадии необходимо подписать сопроводительные документы и поставить печать, после чего отдать бланки поставщику или перевозчику.
Процедуру можно считать завершенной, когда стороны подписали акт о приемке или соглашение, по которому у них нет разногласий. Документ должен включать в себя следующее:
- день и место оформления;
- номер регистрации;
- название товаров, комплектация, количество и стоимость;
- информация об участниках сделки — заказчике и поставщике;
- информация об ответственных сотрудниках с каждой стороны;
- факт оформления сделки и отсутствия противоречий;
- печать и подпись.
При выявлении брака или недостачи нужно составить акт о расхождении, на это у заказчика есть пять дней после доставки. На выявление дефектов, которые невозможно заметить сразу в ходе приемки — 4 месяца.
Далее расскажем, как оформлять документацию при обнаружении расхождений, и приведем соответствующие бланки.
Вам понадобится гидравлическое оборудование для перемещения продукции на склад. Изделия распределяются по зонам для хранения.
На основании накладной составляется приходная накладная для учета товаров. Товарно-транспортная накладная необходима для подтверждения передачи и приема груза между сторонами сделки, списание у поставщика и оприходование у получателя.
Вести учет на складе и оборот документов вручную или в Excel-таблицах не слишком удобно, особенно при широком ассортименте. Стоит автоматизировать процессы, чтобы информация о новой продукции со штрихкодом отражалась в специальной программе для учета товаров.
Нужно купить минимум специального оборудования и подключить его к системе учета. Далее рассмотрим, как это сделать.
4. Оборудование и программы для автоматизированного учета
В зависимости от ситуации можно сделать следующее:
Любое решение должно быть согласовано со стороной-поставщиком. Лучше детально указать условия в договоре.
Любое решение должно быть согласовано со стороной-поставщиком. Лучше детально указать условия в договоре.
5. Сроки приемки
6. Как задокументировать расхождения
Договор поставки
7. Действия при расхождениях
После оформления приказа результаты указываются в ведомости формы ИНВ-19. Документ оформляют в бухгалтерии в двух экземплярах. Один бланк остается в бухгалтерском отделе, второй — у сотрудника с материальной ответственностью.
Далее информация переносится в ведомость по форме ИНВ-26. В ней указывается, как будут устраняться расхождения — с помощью зачета, списания или компенсации за счет виновников
Далее информация переносится в ведомость по форме ИНВ-26. В ней указывается, как будут устраняться расхождения — с помощью зачета, списания или компенсации за счет виновников
9. Специфика сличительных ведомостей
Для приема продукции на складе потребуется:
В качестве программы для учета товаров идеально подойдет МПФИТ
Система облегчит не только приемку товаров, но и поможет автоматизировать все процессы, от подбора товаров до инвентаризации.
- Терминал для сбора информации — это портативная техника со сканером штрих-кодов. Устройство обрабатывает и передает информацию о продукции в базу данных.
- Сканер для считывания штрих-кодов с упаковки и передачи их в кассу, на компьютер или POS-терминал.
- Принтер, который печатает этикетки, подходит для быстрой маркировки продукции. С его помощью можно нанести на этикетку любые данные о товаре: название, состав, артикул или стоимость
- Система для учета товаров.
В качестве программы для учета товаров идеально подойдет МПФИТ
Система облегчит не только приемку товаров, но и поможет автоматизировать все процессы, от подбора товаров до инвентаризации.
- Единый сток для всех маркетплейсов
- Адресное хранение с учетом стоимости
- Контроль остатков и управление запасами
- Настройка уведомлений в почту и Телеграм
Законодательные нормы
Кто имеет право принимать товар
Счет-фактура
УПД
Как подготовить склад к приемке
Проверка количества
Специфика первичного осмотра
Проверка по качеству и комплектации
Оформление соглашения или акта о расхождениях
Перевозка на склад
Оформление приходной накладной и внесение приема товаров в базу данных
Сроки нужно указать в договоре поставки, в ином случае будут действовать правила из инструкций П-7 и П-6. Они отличаются в зависимости от условий приемки — например, при самовывозе, доставке железнодорожным транспортом, перевозке скоропортящихся товаров и т.д.
Покупатель должен принять продукцию:
Скоропортящиеся изделия принимаются в течение суток, а при приеме продукции от партнера из того же города — в десятидневный срок.
Если изделия доставляются из другого региона, срок увеличивается до 20-ти дней для стандартной продукции с длительным сроком годности.
Для регионов со сложными климатическими условиями, к примеру, на Крайнем Севере, сроки увеличиваются. Для приема пищевой продукции они составляют 40 дней, для галантереи, хозяйственных изделий достигают двух месяцев.
Покупатель должен принять продукцию:
- в открытой таре, таре с повреждениями или без упаковки — сразу при получении;
- по показателю брутто или числу мест — во время получения;
- по показателю нетто или числу единиц в одном месте — в десятидневный срок;
- по предыдущим параметрам в отношении скоропортящихся изделий — в течение суток.
Скоропортящиеся изделия принимаются в течение суток, а при приеме продукции от партнера из того же города — в десятидневный срок.
Если изделия доставляются из другого региона, срок увеличивается до 20-ти дней для стандартной продукции с длительным сроком годности.
Для регионов со сложными климатическими условиями, к примеру, на Крайнем Севере, сроки увеличиваются. Для приема пищевой продукции они составляют 40 дней, для галантереи, хозяйственных изделий достигают двух месяцев.
В зависимости от количества
По качеству и комплектации
Причины появления количественного несоответствия могут быть разные — например, ошибки поставщиков, нарушения условий перевозки.
Чаще всего выделяют следующие расхождения:
Во всех этих случаях сначала нужно ориентироваться на договор, а если в договоре ничего не указано — на нормы закона.
Обязательно проинформируйте поставщика и задокументируйте факт несоответствия. Для этого составляется акт и претензия.
Акт можно оформить в произвольном виде, но проще использовать универсальный бланк ТОРГ-2 для российской продукции и ТОРГ-3 — для иностранной.
Бланк оформляет сотрудник с материальной ответственностью, представитель поставщика должен присутствовать при заполнении. С согласия представителя допускается заполнить бланк без его присутствия.
В документе в свободном виде указывается, какой объем товара был заказан, и какой объем вы фактически получили.
В тексте должна быть и другая информация:
Акт и претензия передаются по юридическому адресу компании-поставщика или по системе электронного документооборота.
В соответствии со статьей 521 ГК, также можно добавить расчет неустойки.
Если продукция была доставлена, в накладной вычеркиваются пункты, продукции по которым нет. Каждое вычеркивание подтверждается подписью лица, принимающего товар на складе или в торговой точке. Не забудьте внести изменения в счет-фактуру.
Чаще всего выделяют следующие расхождения:
- Недостача — по документам количество продукции больше, чем на самом деле;
- Недопоставка — реальное количество единиц соответствует бланкам, однако по договору о поставке должно было прийти больше товаров;
- Излишек — продукции больше, чем по договору;
- Пересортица — продукции одной категории недостаточно, а изделий другого вида — больше, чем нужно.
Во всех этих случаях сначала нужно ориентироваться на договор, а если в договоре ничего не указано — на нормы закона.
Обязательно проинформируйте поставщика и задокументируйте факт несоответствия. Для этого составляется акт и претензия.
Акт можно оформить в произвольном виде, но проще использовать универсальный бланк ТОРГ-2 для российской продукции и ТОРГ-3 — для иностранной.
Бланк оформляет сотрудник с материальной ответственностью, представитель поставщика должен присутствовать при заполнении. С согласия представителя допускается заполнить бланк без его присутствия.
В документе в свободном виде указывается, какой объем товара был заказан, и какой объем вы фактически получили.
В тексте должна быть и другая информация:
- день поставки;
- сведения о договоре;
- реквизиты документации, которая сопровождает товары;
- суть допущенных нарушений;
- требования стороны (заменить продукцию, прислать недостающие изделия, вернуть денежные средства).
Акт и претензия передаются по юридическому адресу компании-поставщика или по системе электронного документооборота.
В соответствии со статьей 521 ГК, также можно добавить расчет неустойки.
Если продукция была доставлена, в накладной вычеркиваются пункты, продукции по которым нет. Каждое вычеркивание подтверждается подписью лица, принимающего товар на складе или в торговой точке. Не забудьте внести изменения в счет-фактуру.
Акта о расхождениях
Претензионное письмо
Корректировки в накладной
8. Возможные ошибки во время поставок
Все ошибки происходят из-за того, что поставщик нарушает договорные условия. Это можно исправить с помощью действий из таблицы выше.
В отдельных ситуациях устранить недочеты не получится — тогда у покупателя появляется право расторгнуть соглашение. По гражданскому законодательству одностороннее расторжение возможно, если другая сторона существенно нарушает пункты договора.
Нарушение будет существенным в таких случаях, как:
.
Это возможно, если условия нарушались не единожды, в том числе некачественная продукция привозилась не один раз. Одностороннее прекращение договора возможно и поставщиком, если покупатель нарушил сроки внесения платежа. Ситуации подробно расписаны в ст. 95 ФЗ №44.
Для этого важно заранее предусмотреть в договоре пункт об ответственности сторон. Если обязательства не указаны в документе, руководствуйтесь нормами Гражданским кодексом — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.
Последовательность действий (при нарушениях договора поставщика):
В отдельных ситуациях устранить недочеты не получится — тогда у покупателя появляется право расторгнуть соглашение. По гражданскому законодательству одностороннее расторжение возможно, если другая сторона существенно нарушает пункты договора.
Нарушение будет существенным в таких случаях, как:
- дефекты нельзя устранить в срок, приемлемый для клиента;
- поставщик неоднократно нарушал сроки.
- он не один раз нарушил сроки перевода оплаты;
- невыборка продукции происходила неоднократно
.
Это возможно, если условия нарушались не единожды, в том числе некачественная продукция привозилась не один раз. Одностороннее прекращение договора возможно и поставщиком, если покупатель нарушил сроки внесения платежа. Ситуации подробно расписаны в ст. 95 ФЗ №44.
Для этого важно заранее предусмотреть в договоре пункт об ответственности сторон. Если обязательства не указаны в документе, руководствуйтесь нормами Гражданским кодексом — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.
Последовательность действий (при нарушениях договора поставщика):
- В течение 3 дней с даты решения о расторжении покупатель отправляет заказное письмо поставщику с указанием причин отказа от выполнения условий контракта.
- В течение 10 дней поставщик должен исправить недочеты.
- Если недочеты получается исправить в срок, то покупатель обязан отменить свое решение — через 10 дней оно вступит в силу.
Расторжение договора в одностороннем виде
9. Частые вопросы
Ответим на частые вопросы, которые возникают при такой процедуре.
Потребуется доверенность о материальной ответственности, подтверждающая право на получение продукции.
Кроме основных требований, при работе с грибами, молочной продукции, мясом и другими подобными товарами нужно соблюдать определенные правила:
Весовые изделия должны содержать маркировку с указанием массы. За недостаточный вес финансовая ответственность накладывается на поставщика. При подозрении в хищении сотрудник должен тщательно осмотреть упаковку. Если она повреждена, изделие нужно взвесить без вскрытия упаковки.
Продукция с ограниченным сроком годности или гарантией возвращается второй стороне в определенный период. Если сроки не указаны, вернуть изделие можно в течение 2 лет со времени поставки. Для этого оформляется накладная ТОРГ-12, в ней делается отметка о возврате некачественной продукции. В ответ сторона-поставщик вносит изменения в счет-фактуру.
Для этого сначала нужно получить электронную подпись.
Работник склада оформляет заявление о лишней продукции и передает его главбуху для внесения корректировок в отчетные документы. Принять излишки может только руководство.
Для этого оформляется накладная ТОРГ-12. Желательно закрепить согласие поставщика на возврат в письменной форме — например, оформить дополнительное соглашение. В документе указывается количество и цена возвращаемой продукции, а также причина возврата.
В этом случае у вас есть право не принимать изделия. Для этого оформите соответствующий акт и претензию.
Устные договоренности несут в себе большие риски. У поставщика могут возникнуть неприятности, если покупатель не подписал накладную. У покупателя возникают риски, если документ был подписан на все количество, а товар пришел не полностью.
При нарушении обязательств партнер может пообещать привезти другой товар, вернуть деньги, но не сделать этого. В свою очередь клиент пропустит сроки для предъявления претензии.
Потребуется доверенность о материальной ответственности, подтверждающая право на получение продукции.
Кроме основных требований, при работе с грибами, молочной продукции, мясом и другими подобными товарами нужно соблюдать определенные правила:
- учитывать сроки хранения;
- определять добротность изделий;
- соблюдать нормы перевозки, хранения.
Весовые изделия должны содержать маркировку с указанием массы. За недостаточный вес финансовая ответственность накладывается на поставщика. При подозрении в хищении сотрудник должен тщательно осмотреть упаковку. Если она повреждена, изделие нужно взвесить без вскрытия упаковки.
Продукция с ограниченным сроком годности или гарантией возвращается второй стороне в определенный период. Если сроки не указаны, вернуть изделие можно в течение 2 лет со времени поставки. Для этого оформляется накладная ТОРГ-12, в ней делается отметка о возврате некачественной продукции. В ответ сторона-поставщик вносит изменения в счет-фактуру.
Для этого сначала нужно получить электронную подпись.
Работник склада оформляет заявление о лишней продукции и передает его главбуху для внесения корректировок в отчетные документы. Принять излишки может только руководство.
Для этого оформляется накладная ТОРГ-12. Желательно закрепить согласие поставщика на возврат в письменной форме — например, оформить дополнительное соглашение. В документе указывается количество и цена возвращаемой продукции, а также причина возврата.
В этом случае у вас есть право не принимать изделия. Для этого оформите соответствующий акт и претензию.
Устные договоренности несут в себе большие риски. У поставщика могут возникнуть неприятности, если покупатель не подписал накладную. У покупателя возникают риски, если документ был подписан на все количество, а товар пришел не полностью.
При нарушении обязательств партнер может пообещать привезти другой товар, вернуть деньги, но не сделать этого. В свою очередь клиент пропустит сроки для предъявления претензии.