Как правильно оформлять пересортицу в ходе инвентаризации

После инвентаризации в торговой точке нередко обнаруживается пересортица. Фактический объем продукции не совпадает с расчетным, при этом есть излишек одного товара и недостача другого. К примеру, синих фломастеров может быть на самом деле больше, чем по документации, а желтых — меньше. Ромашкового мыла избыток, а лавандового — недостача.
Что считать пересортицей, а что нет, как правильно отразить результаты в документах, почему возникает пересортица, и как уменьшить вероятность ее появления — читайте в статье.

Содержание
  1. Что такое пересортица
  2. Почему возникает пересортица
  3. К каким последствиям приводит пересортица
  4. Когда можно сделать взаимозачет
  5. Как оформлять пересортицу
  6. Как составить объяснительную от материально ответственного лица
  7. Предложение о зачете в ходе инвентаризации
  8. Образец приказа о зачете
  9. Специфика сличительных ведомостей
  10. На какой день отнести пересортицу
  11. Как отразить результаты пересортицы в учете
  12. Как отразить пересортицу в бухгалтерии
По сути это результаты инвентаризации, при которых между двумя видами одной продукции находят расхождения. Есть недостача одного товара и излишек другого — в том же количестве. Это распространенная проблема для любого бизнеса, который продает более двух видов товаров.


Особенности пересортицы отражаются в бухгалтерской документации. В налоговом праве нет четкого определения этого состояния.
Выделяют три документа:
  • Письмо из управления налоговой службы от от 17.02.2010 № 16‑15/016379 — прописано определение пересортицы и её причины.
  • Приказ Министерства финансов №49, в котором отражены особенности проверки материальных ценностей и методические рекомендации по проведению инвентаризации.
  • Положение о бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина №34 от 29.06.1998. В нем дается понятие пересортицы в бухгалтерском деле.


В ходе пересчете позиций по товарам кладовщик обнаружил, что красных мягких игрушек недостаточно— одной штуки не хватает. А вот желтых игрушек на одну больше, чем должно быть.

По документам красных игрушек должно быть 10, а желтых — 8. Но по факту, игрушек каждого цвета в наличии по 9 штук — то есть, есть одновременно излишек и недостача. Это означает, что одна красная игрушка была оприходована в качестве желтой.
Такое может случиться по разным причинам.

1. Что такое пересортица

Чаще всего пересортица происходит по вине кладовщиков и других сотрудников, работающих на погрузке или разгрузке товаров. Пересортица может случиться из-за ошибок при приеме товаров, если в компании не контролируется номенклатура, цвета и другие свойства изделий, или из-за просчетов поставщиков.

Кладовщик может перепутать продукцию — поместить в торговом зале одни товары, а в документах указать другие. Ошибку могут допустить и работники магазина, разместив не тот ценник или другой штрихкод. В результате в чеке отражается не та продукция, которую получил покупатель.

Меньше шансов столкнуться с пересортицей, если отгружать поставки коробками или паллетами, а не штуками. К примеру, если в одной коробке поставляется 10 бутылок красного вина, среди них точно не окажется белого вина с аналогичным названием.

Еще причинами пересортицы могут быть технические сбои в работе терминала по приемке товаров, ошибки во время оформления документов или маркировки.

МПФИТ — программа для автоматизации управления логистикой и товарами
МПФИТ предлагает налаженную систему, которая помогает бизнесу автоматизировать рутинные задачи. В сервисе доступен расчет стоимости оказанных услуг, оплаты сотрудникам и стоимости хранения. Легко контролируйте остатки и управляйте запасами, планируйте загрузку склада и следите за маржинальностью работ. Создавайте наборы товаров и оформляйте все нужные акты и накладные в один клик. Поможем внедрить систему за 7 дней с поддержкой менеджера
Подробнее

2. Почему возникает пересортица

3. К каким последствиям приводит пересортица

Можно ли итоги инвентаризации в вашей ситуации списать на пересортицу и зачесть недостаток в счет излишков?

В методических указаниях, утвержденных приказом Министерства финансов №49, указано, что взаимный зачет излишков и недостач можно сделать, если выполняются такие условия:
  • избыток и недостача продукции выявлены в один период;
  • ответственность несет только одно лицо;
  • избыток и недостача найдены у продукции одной категории, одного названия и в одинаковом количестве.

Такое же правило содержится и в других методических рекомендациях по учету запасов материально-производственного характера (рекомендации утверждены приказом №119н).

Например, если избыток серых игрушек выявлен на первом складе, а недостаток красных — на другом, который контролирует другой кладовщик, это нельзя считать пересортицей — и взаимный расчет в таком случае невозможен. Если есть избыток и недостача разной продукции, а не одного товара разного сорта, взаиморасчет также провести нельзя.

Может возникнуть вопрос, что именно относится к названию продукции. Закон не содержит четких терминов, поэтому могут возникнуть неясности по проведению зачетов. Для устранения неясностей прибегайте к Общероссийскому классификатору товаров.

4. Когда можно сделать взаимозачет

Если сорта с одним названием отличаются по цене, может появиться излишек или недостаток.

Принимать решения о возможности зачета недостатка и избытка может только руководство организации на основании информации от комиссии по инвентаризации. Это указано в методических рекомендациях по инвентаризации от Министерства финансов.

В большинстве случаев излишек оприходуется по отдельности, а недостача подлежит списанию с баланса. Иногда недостаток компенсируется за счет виновного работника. Также иногда можно оформить взаимозачет — далее расскажем, как это сделать.

5. Как оформлять пересортицу

Ситуацию можно исправить, если все правильно отразить в документах.
Основной документ для отображения результатов складской проверки — опись инвентаризационного типа по форме ИНВ-3.

В описи нужно указать всю продукцию в соответствии с номенклатурой и сортами, указанными в информации из бухучета. В ходе проверки в документ вносят информацию о факте наличия продукции на момент ревизии.
Документ оформляется в двух экземплярах: один передается ответственному сотруднику, другой — в бухгалтерский отдел.


На первой странице указывается информация об организации:
  • наименование;
  • коды из классификации;
  • причина проведения инвентаризации;
  • начало и завершение проверки с точной датой и временем;
  • номер документа;
  • день подписания.































Далее приводится информация о продукции, по которой была зафиксирована пересортица.
На последующих страницах указывается, почему получилось расхождение в данных. Акт можно заполнять и в свободном виде, однако все указанные рекомендации должны быть соблюдены.

Скачать образец акта о пересортице

6. Как составить объяснительную от материально ответственного лица

7. Предложение о зачете в ходе инвентаризации

8. Ячеечное хранение на небольших складах

Прежде всего, материально ответственный сотрудник — к примеру, складской работник, на складе которого была выявлена пересортица — должен дать детальное объяснение в письменной форме. Это указано в вышеупомянутых методических рекомендациях. Как составить такое объяснительное письмо для комиссии?

По своей сути это объяснительная записка, которая передается председателю сформированной комиссии. В ней указывается, какой именно продукции, в каком объеме зафиксировано в избытке, а какой — недостаточно. Необходимо указать причину пересортицы (к примеру, похожая упаковка), написать, какие меры будут предприняты, чтобы не допустить пересортицы в будущем.
В этой записке можно указать просьбу засчитать ошибку в качестве пересортицы. Документ подписывается человеком с материальной ответственностью.

Акт о пересортице: образец

Пример пересортицы

Нормативное регулирование

Следующий этап — оформление предложения о проведении зачета излишков и недостач после пересортицы. Такой документ называется заключением о зачете. Этот приказ оформляется от лица руководителя инвентаризационной комиссии и направляется руководителю компании на согласование.

В документе указываются данные об инвентаризации, название, объем продукции, по которым были выявлены неточности, их код в соответствии с классификатором. Также приводятся сведения из объяснительной ответственного сотрудника, если это нужно, информация из заключения специалиста-технолога, которая подтверждает, что изделия взаимозаменяемы, а их код идентичен.

Специальной формы для объяснительной не зафиксировано и ее можно составить в свободной форме.

11. Как отразить результаты пересортицы в учете

После оформления приказа результаты указываются в ведомости формы ИНВ-19. Документ оформляют в бухгалтерии в двух экземплярах. Один бланк остается в бухгалтерском отделе, второй — у сотрудника с материальной ответственностью.

Далее информация переносится в ведомость по форме ИНВ-26. В ней указывается, как будут устраняться расхождения — с помощью зачета, списания или компенсации за счет виновников

9. Специфика сличительных ведомостей

10. На какой день отнести пересортицу

В действительности очень сложно, а иногда и невозможно, понять, когда именно была допущена ошибка и произошла пересортица. Можно только определить, что она появилась в период между двумя проверками — последней и предыдущей. Поэтому уместно указать не дату самой ошибки, а день ее обнаружения, то есть дату, в которую была проведена инвентаризация. Это число закрепляется в документации.

Чтобы вовремя заметить пересортицу, нужна инвентаризация
МПФИТ поможет сделать это максимально быстро. Вам понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных для сканирования штрихкодов товаров.
Загрузите текущие остатки, внесите фактические данные — корректирующие документы система создаст автоматически.
  • Автоматическая проверка расхождений
  • Формирование инвентаризационной описи
  • Учет на складе, задания на обработку товаров, контроль качества
  • Актуальные данные по недостачам и излишкам
  • Поддержку работы с маркированными товарами через интеграцию с Честным Знаком
  • Быстрый старт и поддержка менеджера
Узнать подробнее

Что делать, если общая цена на различные сорта продукции, чей избыток и недостаток выявлены, неодинаковая? Так может произойти из-за разницы в стоимости. Такая ситуация не может быть основанием для незачета пересортицы. Нужно знать, как отразить итоги в документах.

Еще одна причина — недостача продукции больше по сравнению с излишком, и в обратную сторону. В этом случае часть изделий засчитывается в качестве пересортицы, а оставшаяся часть фиксируется в учете по правилам, приведенным ниже.

Если общая цена на товары с недостачей выше цены на излишние товары, а вы потеряли денежные средства, разница компенсируется за счет виновника.
Иногда найти виновное лицо невозможно. В этом случае разницей будет недостача свыше нормативов естественных убытков, списание происходит в виде издержек. Проблема усугубляется для предпринимателя, так как отсутствие виновного человека нужно подтвердить документами.

Комиссия по инвентаризации должна детально объяснить причины, по которым ситуацию не получится списать на виновных лиц.
Подтверждение нужно не только от организации, но и от соответствующего государственного органа — например, от следственных органов.

Согласно налоговому законодательству, убытки могут считаться расходами внереализационного типа. Если продукция в избытке дороже продукции с недостачей, разница относится к прочим доходам.

Обратите внимание, что пересортица и специфика отражения ее итогов в налоговой и бухгалтерской учетной документации отличаются. В налоговых документах нужно полностью указать сумму обнаруженных недостатков и излишков. В этом случае одна продукция списывается, а другая оприходуется.

11. Как отразить пересортицу в бухгалтерии

Учетом можно заниматься в бумажном и электронном формате — для этого используется специальная программа.
Схема следующая:
  • дебетовый элемент 41 с субсчетом с названием излишней продукции, кредитовый элемент 41 с субсчетом под названием продукции с недостачей;
  • д/т 94, к/т 41;
  • д/т 73, к/т 94;
  • д/т 50, к/т 73.





















МПФИТ — программа для автоматизации управления логистикой и товарами
МПФИТ предлагает налаженную систему, которая помогает бизнесу автоматизировать рутинные задачи. В сервисе доступен расчет стоимости оказанных услуг, оплаты сотрудникам и стоимости хранения.
Легко контролируйте остатки и управляйте запасами, планируйте загрузку склада и следите за маржинальностью работ. Создавайте наборы товаров и оформляйте все нужные акты и накладные в один клик. Поможем внедрить систему за 7 дней с поддержкой менеджера
Подробнее

Как правильно оформлять пересортицу в ходе инвентаризации

После инвентаризации в торговой точке нередко обнаруживается пересортица. Фактический объем продукции не совпадает с расчетным, при этом есть излишек одного товара и недостача другого. К примеру, синих фломастеров может быть на самом деле больше, чем по документации, а желтых — меньше. Ромашкового мыла избыток, а лавандового — недостача.
Что считать пересортицей, а что нет, как правильно отразить результаты в документах, почему возникает пересортица, и как уменьшить вероятность ее появления — читайте в статье.

Содержание
  1. Что такое пересортица
  2. Почему возникает пересортица
  3. К каким последствиям приводит пересортица
  4. Когда можно сделать взаимозачет
  5. Как оформлять пересортицу
  6. Как составить объяснительную от материально ответственного лица
  7. Предложение о зачете в ходе инвентаризации
  8. Образец приказа о зачете
  9. Специфика сличительных ведомостей
  10. На какой день отнести пересортицу
  11. Как отразить результаты пересортицы в учете
  12. Как отразить пересортицу в бухгалтерии
По сути это результаты инвентаризации, при которых между двумя видами одной продукции находят расхождения. Есть недостача одного товара и излишек другого — в том же количестве. Это распространенная проблема для любого бизнеса, который продает более двух видов товаров.



Особенности пересортицы отражаются в бухгалтерской документации. В налоговом праве нет четкого определения этого состояния.
Выделяют три документа:
  • Письмо из управления налоговой службы от от 17.02.2010 № 16‑15/016379 — прописано определение пересортицы и её причины.
  • Приказ Министерства финансов №49, в котором отражены особенности проверки материальных ценностей и методические рекомендации по проведению инвентаризации.
  • Положение о бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина №34 от 29.06.1998. В нем дается понятие пересортицы в бухгалтерском деле.


В ходе пересчете позиций по товарам кладовщик обнаружил, что красных мягких игрушек недостаточно— одной штуки не хватает. А вот желтых игрушек на одну больше, чем должно быть.

По документам красных игрушек должно быть 10, а желтых — 8. Но по факту, игрушек каждого цвета в наличии по 9 штук — то есть, есть одновременно излишек и недостача. Это означает, что одна красная игрушка была оприходована в качестве желтой.
Такое может случиться по разным причинам.

1. Что такое пересортица

Чаще всего пересортица происходит по вине кладовщиков и других сотрудников, работающих на погрузке или разгрузке товаров. Пересортица может случиться из-за ошибок при приеме товаров, если в компании не контролируется номенклатура, цвета и другие свойства изделий, или из-за просчетов поставщиков.

Кладовщик может перепутать продукцию — поместить в торговом зале одни товары, а в документах указать другие. Ошибку могут допустить и работники магазина, разместив не тот ценник или другой штрихкод. В результате в чеке отражается не та продукция, которую получил покупатель.

Меньше шансов столкнуться с пересортицей, если отгружать поставки коробками или паллетами, а не штуками. К примеру, если в одной коробке поставляется 10 бутылок красного вина, среди них точно не окажется белого вина с аналогичным названием.

Еще причинами пересортицы могут быть технические сбои в работе терминала по приемке товаров, ошибки во время оформления документов или маркировки.

МПФИТ — программа для автоматизации управления логистикой и товарами
МПФИТ предлагает налаженную систему, которая помогает бизнесу автоматизировать рутинные задачи. В сервисе доступен расчет стоимости оказанных услуг, оплаты сотрудникам и стоимости хранения. Легко контролируйте остатки и управляйте запасами, планируйте загрузку склада и следите за маржинальностью работ. Создавайте наборы товаров и оформляйте все нужные акты и накладные в один клик. Поможем внедрить систему за 7 дней с поддержкой менеджера
Подробнее

2. Почему возникает пересортица

3. К каким последствиям приводит пересортица

Можно ли итоги инвентаризации в вашей ситуации списать на пересортицу и зачесть недостаток в счет излишков?

В методических указаниях, утвержденных приказом Министерства финансов №49, указано, что взаимный зачет излишков и недостач можно сделать, если выполняются такие условия:
  • избыток и недостача продукции выявлены в один период;
  • ответственность несет только одно лицо;
  • избыток и недостача найдены у продукции одной категории, одного названия и в одинаковом количестве.

Такое же правило содержится и в других методических рекомендациях по учету запасов материально-производственного характера (рекомендации утверждены приказом №119н).

Например, если избыток серых игрушек выявлен на первом складе, а недостаток красных — на другом, который контролирует другой кладовщик, это нельзя считать пересортицей — и взаимный расчет в таком случае невозможен. Если есть избыток и недостача разной продукции, а не одного товара разного сорта, взаиморасчет также провести нельзя.

Может возникнуть вопрос, что именно относится к названию продукции. Закон не содержит четких терминов, поэтому могут возникнуть неясности по проведению зачетов. Для устранения неясностей прибегайте к Общероссийскому классификатору товаров.

4. Когда можно сделать взаимозачет

Если сорта с одним названием отличаются по цене, может появиться излишек или недостаток.

Принимать решения о возможности зачета недостатка и избытка может только руководство организации на основании информации от комиссии по инвентаризации. Это указано в методических рекомендациях по инвентаризации от Министерства финансов.

В большинстве случаев излишек оприходуется по отдельности, а недостача подлежит списанию с баланса. Иногда недостаток компенсируется за счет виновного работника. Также иногда можно оформить взаимозачет — далее расскажем, как это сделать.

5. Как оформлять пересортицу

Ситуацию можно исправить, если все правильно отразить в документах.
Основной документ для отображения результатов складской проверки — опись инвентаризационного типа по форме ИНВ-3.

В описи нужно указать всю продукцию в соответствии с номенклатурой и сортами, указанными в информации из бухучета. В ходе проверки в документ вносят информацию о факте наличия продукции на момент ревизии.
Документ оформляется в двух экземплярах: один передается ответственному сотруднику, другой — в бухгалтерский отдел.



На первой странице указывается информация об организации:
  • наименование;
  • коды из классификации;
  • причина проведения инвентаризации;
  • начало и завершение проверки с точной датой и временем;
  • номер документа;
  • день подписания.













Далее приводится информация о продукции, по которой была зафиксирована пересортица.
На последующих страницах указывается, почему получилось расхождение в данных. Акт можно заполнять и в свободном виде, однако все указанные рекомендации должны быть соблюдены.

Скачать образец акта о пересортице

6. Как составить объяснительную от материально ответственного лица

7. Предложение о зачете в ходе инвентаризации

8. Ячеечное хранение на небольших складах

Прежде всего, материально ответственный сотрудник — к примеру, складской работник, на складе которого была выявлена пересортица — должен дать детальное объяснение в письменной форме. Это указано в вышеупомянутых методических рекомендациях. Как составить такое объяснительное письмо для комиссии?

По своей сути это объяснительная записка, которая передается председателю сформированной комиссии. В ней указывается, какой именно продукции, в каком объеме зафиксировано в избытке, а какой — недостаточно. Необходимо указать причину пересортицы (к примеру, похожая упаковка), написать, какие меры будут предприняты, чтобы не допустить пересортицы в будущем.
В этой записке можно указать просьбу засчитать ошибку в качестве пересортицы. Документ подписывается человеком с материальной ответственностью.

Акт о пересортице: образец

Пример пересортицы

Нормативное регулирование

Следующий этап — оформление предложения о проведении зачета излишков и недостач после пересортицы. Такой документ называется заключением о зачете. Этот приказ оформляется от лица руководителя инвентаризационной комиссии и направляется руководителю компании на согласование.

В документе указываются данные об инвентаризации, название, объем продукции, по которым были выявлены неточности, их код в соответствии с классификатором. Также приводятся сведения из объяснительной ответственного сотрудника, если это нужно, информация из заключения специалиста-технолога, которая подтверждает, что изделия взаимозаменяемы, а их код идентичен.

Специальной формы для объяснительной не зафиксировано и ее можно составить в свободной форме.

11. Как отразить результаты пересортицы в учете

После оформления приказа результаты указываются в ведомости формы ИНВ-19. Документ оформляют в бухгалтерии в двух экземплярах. Один бланк остается в бухгалтерском отделе, второй — у сотрудника с материальной ответственностью.

Далее информация переносится в ведомость по форме ИНВ-26. В ней указывается, как будут устраняться расхождения — с помощью зачета, списания или компенсации за счет виновников

9. Специфика сличительных ведомостей

10. На какой день отнести пересортицу

В действительности очень сложно, а иногда и невозможно, понять, когда именно была допущена ошибка и произошла пересортица. Можно только определить, что она появилась в период между двумя проверками — последней и предыдущей. Поэтому уместно указать не дату самой ошибки, а день ее обнаружения, то есть дату, в которую была проведена инвентаризация. Это число закрепляется в документации.

Чтобы вовремя заметить пересортицу, нужна инвентаризация

МПФИТ поможет сделать это максимально быстро. Вам понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных для сканирования штрихкодов товаров.
Загрузите текущие остатки, внесите фактические данные — корректирующие документы система создаст автоматически.
  • Автоматическая проверка расхождений
  • Формирование инвентаризационной описи
  • Учет на складе, задания на обработку товаров, контроль качества
  • Актуальные данные по недостачам и излишкам
  • Поддержку работы с маркированными товарами через интеграцию с Честным Знаком
  • Быстрый старт и поддержка менеджера
Узнать подробнее

Что делать, если общая цена на различные сорта продукции, чей избыток и недостаток выявлены, неодинаковая? Так может произойти из-за разницы в стоимости. Такая ситуация не может быть основанием для незачета пересортицы. Нужно знать, как отразить итоги в документах.

Еще одна причина — недостача продукции больше по сравнению с излишком, и в обратную сторону. В этом случае часть изделий засчитывается в качестве пересортицы, а оставшаяся часть фиксируется в учете по правилам, приведенным ниже.

Если общая цена на товары с недостачей выше цены на излишние товары, а вы потеряли денежные средства, разница компенсируется за счет виновника.
Иногда найти виновное лицо невозможно. В этом случае разницей будет недостача свыше нормативов естественных убытков, списание происходит в виде издержек. Проблема усугубляется для предпринимателя, так как отсутствие виновного человека нужно подтвердить документами.

Комиссия по инвентаризации должна детально объяснить причины, по которым ситуацию не получится списать на виновных лиц.
Подтверждение нужно не только от организации, но и от соответствующего государственного органа — например, от следственных органов.

Согласно налоговому законодательству, убытки могут считаться расходами внереализационного типа. Если продукция в избытке дороже продукции с недостачей, разница относится к прочим доходам.

Обратите внимание, что пересортица и специфика отражения ее итогов в налоговой и бухгалтерской учетной документации отличаются. В налоговых документах нужно полностью указать сумму обнаруженных недостатков и излишков. В этом случае одна продукция списывается, а другая оприходуется.

11. Как отразить пересортицу в бухгалтерии

Учетом можно заниматься в бумажном и электронном формате — для этого используется специальная программа.
Схема следующая:
  • дебетовый элемент 41 с субсчетом с названием излишней продукции, кредитовый элемент 41 с субсчетом под названием продукции с недостачей;
  • д/т 94, к/т 41;
  • д/т 73, к/т 94;
  • д/т 50, к/т 73.










МПФИТ — программа для автоматизации управления логистикой и товарами
МПФИТ предлагает налаженную систему, которая помогает бизнесу автоматизировать рутинные задачи. В сервисе доступен расчет стоимости оказанных услуг, оплаты сотрудникам и стоимости хранения.
Легко контролируйте остатки и управляйте запасами, планируйте загрузку склада и следите за маржинальностью работ. Создавайте наборы товаров и оформляйте все нужные акты и накладные в один клик. Поможем внедрить систему за 7 дней с поддержкой менеджера
Подробнее