Пока на складе несколько сотен товаров и заказов, учёт можно вести хоть в таблице. Проблемы начинаются с ростом: заказов становится больше, появляются маркетплейсы, сотрудники работают одновременно, а остатки перестают сходиться.
Программа складского учёта должна снять эту нагрузку с людей: знать, сколько товара осталось, где он лежит, что уже зарезервировано и что нужно отгрузить.
Разберём, какие системы для этого используют, чем товароучётная программа отличается от WMS и что выбирать под разные задачи склада.
Что должна уметь программа складского учёта
Базовый набор выглядит так:
- Приход и расход. Остаток меняется после каждой операции.
- Карточки товаров и штрихкоды. Товар можно найти и проверить сканером.
- Резервы. Заказанный товар нельзя случайно продать повторно.
- Складские документы. Приёмки, отгрузки, перемещения и инвентаризации сохраняются в истории.
- Отчёты. Можно посмотреть остатки и движение товара за нужный период.
Если склад работает с маркетплейсами, этого уже мало. Нужны интеграции с Wildberries, Ozon и Яндекс Маркетом, работа с FBS и FBO, маркировкой «Честный знак» и автоматическим обновлением остатков.
Какие бывают системы складского учёта
Excel и таблицы
Для маленького склада таблицы работают нормально: несколько сотен SKU, немного заказов, один-два человека.
Проблема в том, что операция и её учёт происходят отдельно. Сотрудник сначала принимает, перемещает или отгружает товар, а потом должен не забыть изменить таблицу.
Одна пропущенная запись — и фактический остаток уже не совпадает с учётным.
Подробнее: складской учёт в Excel →
Товароучётные системы
МойСклад, 1С:УНФ, Класс365, СБИС и другие системы этого класса помогают вести товары, закупки, продажи, документы и финансы.
Они хорошо отвечают на вопросы бизнеса: что купили, сколько продали, какой остаток числится на складе.
Но когда появляется полноценная складская работа — адресное хранение, несколько кладовщиков, задания на сборку, маршруты, маркировка — возможностей обычной товароучётки часто становится недостаточно.
WMS
WMS управляет уже не документами, а работой склада.
Система говорит сотруднику, куда положить товар после приёмки, из какой ячейки взять его при сборке и что делать дальше. Каждая операция подтверждается сканером и сразу меняет остаток.
Поэтому учёт не приходится вести отдельно: он формируется из реальных действий сотрудников.
Подробнее: что такое WMS и как она работает →
В чём разница
| Excel | Товароучётная система | WMS | |
|---|---|---|---|
| Что учитывает | приход и расход | товары, продажи, документы, финансы | реальные складские операции |
| Когда меняется остаток | вручную | после проведения документов | в момент операции |
| Работа сотрудников | не управляет | обычно не основной сценарий | задания и операции в системе |
| Маркетплейсы | вручную | через интеграции | интеграции + складские процессы FBS/FBO |
| Маркировка | вручную | базовые операции | проверки непосредственно на складе |
| Для кого | небольшой склад | торговля и товарный учёт | склад с отдельными процессами и сотрудниками |
Главный вопрос здесь не в количестве функций. Важно понять, что именно должна контролировать система: цифры в учёте или работу товара на складе.
Популярные программы складского учёта
Системы ниже относятся к разным классам и не являются прямыми аналогами друг друга. Выбирать между ними стоит не по длине списка функций, а по задаче.
МПФИТ
МПФИТ — облачная WMS для фулфилментов и селлеров, которые работают со своего склада.
Система управляет операциями от приёмки до отгрузки:
- приёмка, сборка и инвентаризация через ТСД или Android-смартфон;
- адресное хранение;
- автоматическое получение заказов Wildberries, Ozon и Яндекс Маркета;
- единый остаток для всех каналов продаж;
- обновление остатков на маркетплейсах после складских операций;
- работа с КИЗ и «Честным знаком»;
- учёт операций каждого сотрудника;
- расчёт сдельной зарплаты;
- счета клиентам фулфилмента на основании выполненных операций.
Модель оплаты — по количеству обработанных товаров. Число пользователей и SKU не ограничивается тарифом.
Через МПФИТ проходит около 12 млн единиц товара в месяц, системой пользуются более 200 складов и фулфилментов.
МойСклад
Облачная товароучётная система для торговли. Ведёт товары, закупки, продажи, документы и финансы, поддерживает работу с маркетплейсами.
Подходит компаниям, которым в первую очередь нужен товарный и управленческий учёт.
При сложной складской логике МойСклад можно использовать вместе с WMS: товароучётная система отвечает за бизнес-учёт, WMS — за физическую работу склада.
1С:УНФ и 1С:Управление торговлей
1С хорошо закрывает документы, торговый и управленческий учёт. Возможности склада зависят от конфигурации и установленных решений.
Сложные процессы обычно требуют настройки или доработки.
Поэтому распространён вариант, когда 1С остаётся основной учётной системой, а отдельная WMS управляет складом. Например, МПФИТ можно интегрировать с 1С и синхронизировать номенклатуру и документы.
СБИС, Класс365, Бизнес.ру, LiteBox
Сервисы товарного учёта для розницы и небольшого опта.
Они помогают вести товары, продажи, кассу, документы и маркировку. Для магазина или небольшого склада этого может быть достаточно.
Если же нужно управлять адресным хранением, большой командой сборщиков или потоком FBS-заказов, стоит смотреть уже в сторону WMS.
Сравнение программ складского учёта
| МПФИТ | МойСклад | 1С:УНФ / УТ | СБИС / Класс365 | Excel | |
|---|---|---|---|---|---|
| Класс | WMS | товароучётная система | учётная система | товароучётная система | таблица |
| Адресное хранение и задания | встроено | не основной сценарий | зависит от конфигурации | не основной сценарий | нет |
| Работа с ТСД | собственное приложение | базовые возможности / сторонние решения | зависит от решения | преимущественно розничные сценарии | нет |
| FBS маркетплейсов | заказы, сборка и остатки | интеграции | через модули и интеграции | базовые интеграции | вручную |
| «Честный знак» на складе | проверки при операциях | базовые возможности | зависит от конфигурации | преимущественно розница | вручную |
| Оплата | по объёму обработки | тариф, зависит от пользователей | лицензии + внедрение | тариф | бесплатно |
| Основной сценарий | склад, фулфилмент, FBS | торговый учёт | бизнес на 1С | розница и небольшой опт | небольшой склад |
Не обязательно выбирать одну систему на весь бизнес.
1С или МойСклад могут отвечать за документы и учёт компании, а WMS — за работу склада. Для растущего бизнеса это нормальная архитектура, а не дублирование систем.
Какую программу выбрать под свой сценарий
Розничный магазин
Если главное — касса, ценники, закупки, документы и остатки, обычно достаточно товароучётной системы: МойСклад, СБИС, Класс365 и аналогов.
Полноценная WMS для такого сценария чаще всего избыточна.
Производство
Финансовый и бухгалтерский контур обычно остаётся в 1С.
Если внутри производства появляется отдельный складской процесс — комплектование, перемещение компонентов, сборочные операции — его можно вынести в WMS и связать две системы.
Селлер с FBS
Чем больше заказов и маркетплейсов, тем важнее синхронизировать фактический склад с площадками.
Нужно получать FBS-заказы автоматически, обновлять остатки после операций, контролировать маркировку и не допускать ошибки при сборке.
На таком объёме уже важнее не просто вести остатки, а управлять самим процессом — это задача WMS.
Фулфилмент
Для фулфилмента обычного товарного учёта недостаточно.
Помимо приёмки, хранения и сборки нужны:
- отдельный учёт по каждому селлеру;
- личные кабинеты клиентов;
- расчёт хранения и дополнительных услуг;
- счета;
- сдельная зарплата сотрудников;
- интеграции с кабинетами маркетплейсов разных клиентов.
Здесь нужна специализированная WMS для фулфилмента.
Как выбрать программу: три вопроса
1. Когда должен меняться остаток?
Если достаточно провести документ в конце операции — можно смотреть товароучётные системы.
Если остаток должен измениться сразу после того, как кладовщик отсканировал товар, — нужна система, которая управляет складскими операциями.
2. Сколько людей работает на складе?
Когда складом занимается один человек, многие процессы можно держать в голове.
С ростом команды нужно понимать:
- кто принял товар;
- кто его переместил;
- кто собрал заказ;
- где произошла ошибка.
Поэтому проверяйте, ведёт ли система историю операций отдельно по каждому сотруднику.
3. Есть ли маркетплейсы и маркировка?
Наличие логотипа Wildberries или Ozon на сайте системы ещё ничего не говорит о качестве интеграции.
Важно проверить конкретный процесс:
- когда приходит новый заказ;
- когда обновляется остаток;
- как печатается этикетка;
- что происходит при сканировании неправильного товара;
- что сделает система с чужим или повторным КИЗ.
Именно на таких мелочах обычно и появляется ручная работа.
Что проверить на демо
Не просите просто «показать возможности». Лучше прогнать несколько своих рабочих ситуаций.
1. Самый сложный сценарий
Если проблемы возникают с наборами, возвратами или маркировкой — попросите показать именно их.
Стандартную приёмку умеет почти любая складская система.
2. Обновление остатков
Измените остаток складской операцией и посмотрите, когда новое количество появится на маркетплейсе.
Разница между несколькими секундами и несколькими часами при больших FBS-объёмах существенна.
3. Ошибку сотрудника
Возьмите неправильный товар. Отсканируйте один КИЗ дважды. Попробуйте положить товар не туда.
Хорошая система должна не просто показать предупреждение, а не дать ошибке пройти дальше.
4. Историю операции
Откройте любую приёмку или сборку и попробуйте найти конкретного исполнителя.
Заодно узнайте, как тарифицируются пользователи: если отдельный аккаунт каждого кладовщика сильно увеличивает стоимость, на практике сотрудники часто начинают работать под общим логином.
5. Стоимость на вашем объёме
Считайте не стартовый тариф, а стоимость через год:
- сколько будет заказов;
- сколько сотрудников;
- сколько складов;
- сколько кабинетов маркетплейсов;
- какие дополнительные модули понадобятся.
Только так можно нормально сравнить разные модели оплаты.
Ошибки при выборе складской программы
Выбирать по количеству функций
Сто галочек в сравнительной таблице бесполезны, если система плохо решает ваш основной сценарий.
Лучше пять нужных функций, которые работают без обходных путей.
Оценивать интеграцию по логотипу
«Интеграция с Ozon» может означать как полноценную автоматическую сборку заказов, так и выгрузку пары документов.
Смотрите сам процесс от заказа до отгрузки.
Сравнивать только цену подписки
Стоимость ошибки тоже стоит денег: пересорт, недостача, штраф за просроченную отгрузку, часы сотрудников на ручную сверку.
Иногда более дорогая система обходится дешевле именно потому, что исключает эти расходы.
Покупать систему сильно «на вырост»
Корпоративная WMS с многомесячным проектом внедрения оправдана для больших распределительных центров.
Складу селлера или фулфилменту чаще нужна облачная система, которую можно запустить без отдельного IT-проекта.
Сколько стоит программа складского учёта
Цена зависит не только от продукта, но и от модели тарификации.
Бесплатно
Excel и простые бесплатные решения.
Подходят, пока склад маленький и цена ручного учёта невелика.
Оплата за пользователей
Распространённая модель товароучётных сервисов.
Чем больше сотрудников, тем дороже система. На складе это важно: в идеале у каждого сотрудника должен быть свой аккаунт, иначе теряется персональная история операций.
Оплата за объём
Так устроены тарифы МПФИТ: стоимость зависит от количества обработанных товаров.
Количество SKU и сотрудников отдельно не тарифицируется. Поэтому каждому кладовщику можно выдать собственный аккаунт, а расходы на систему растут вместе с объёмом склада.
Лицензия и внедрение
Характерно для крупных корпоративных WMS.
Кроме лицензии оплачиваются внедрение, настройка, интеграции и дальнейшие доработки. Такие проекты могут занимать месяцы.
Частые вопросы
Можно ли вести складской учёт бесплатно? Да. Для небольшого склада можно использовать Excel или бесплатные тарифы товароучётных сервисов. Переходить на специализированную систему стоит тогда, когда ручной учёт начинает создавать больше расходов, чем экономит.
Чем программа складского учёта отличается от WMS? Программа товарного учёта в первую очередь фиксирует, сколько товара есть и какие документы по нему проведены. WMS управляет тем, как товар физически движется по складу: где его разместить, кому собрать заказ, что проверить сканером и куда переместить.
Подойдёт ли 1С для склада? Для учёта товаров, документов и финансов — да. Если нужно управлять большой командой кладовщиков, адресным хранением, сборкой FBS и маркировкой непосредственно во время операций, часто используют отдельную WMS и интегрируют её с 1С.
Какая программа нужна для работы с маркетплейсами? Зависит от объёма. Если заказов немного, могут подойти товароучётные сервисы с интеграциями. При большом потоке FBS важнее, чтобы система автоматически получала заказы, управляла сборкой и сразу передавала на Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет актуальный остаток. Для этого используют WMS.
Как перейти с Excel без остановки склада? Сначала импортируют каталог и начальные остатки, затем размечают места хранения и постепенно запускают операции в новой системе. В МПФИТ склад можно внедрять поэтапно: настроить пользователей и интеграции, загрузить каталог, принять остатки и прогнать тестовую сборку.